На заметку тем, кто ежедневно отправляет письма

Опубликовано автором

 

Суть:

  1. Всегда указываем тему, в соответствии с содержанием письма/беседы.
  2. Вместо избитых шаблонов, штампов, формальных и канцелярских оборотов пишем максимально нейтрально и понятно.
  3. Одно письмо на одного получателя и на одну проблему/тему/дело.
  4. Никакого подхалимства, манипуляций со ссылками на дружбу или воздействия на профессиональную гордость. Помните, что вам никто ничего не должен. Четко, понятно и доступно излагаем суть дела и спрашиваем о заинтересованности/предлагаем участие.
  5. Лучше не обращаться к коллеге с просьбой, если знаете, что он в отпуске. Но если это не избежно следует без прелюдий указывать важность просьбы и делать ее сутью письма, а стараться втиснуть ее между строк, стараясь смягчить заинтересованностью о том, как проходит отпуск.
  6. Если задача СРОЧНАЯ и ВАЖНАЯ четко описываем проблему, причину важности, ясно указывая срок и последствия, которые повлечет за собой невыполнение задачи. При необходимости распределения задачи четко указываем действия, которые необходимо выполнить, и предлагаем получателю их выполнить.
  7. При необходимости сообщить плохие новости, их не маскируем под хорошие и не приписываем их возникновение всилу сложившихся обстоятельств, а пишем прямо и по сути.
  8. Избегаем писем в стиле “рассуждения”. Пишем четко и по делу. “Предложение + обоснование” и спрашиваем мнение коллег.
  9. Предлагая дело не оценивать за коллегу сколько у него это займет времени. Вместо этого подготавливаем почву максимально все упрощая и разъясняя задачу и просим сообщить срок, необходимый для выполнения задачи.
  10. Никаких ссылок, типа “см. приложение / см. письмо от … числа /см. переписку с …”. Всю ключевую информацию в теле письма, в приложение сопутствующие документы, а письмо, на которое вы ссылаетесь, лучше вставить в тело цитатой.
  11. Забыл приложить файл. Если дослать его отдельно, то письмо с высокой вероятностью потеряется. Копируем целиком ранее отправленное письмо (включая тему, или отправляем в этой же цепочке сообщений), прикладываем забытые приложения и отправляем.
  12. Не пинать коллег, а непосредственно напоминать о важности дела и писать что необходимо получить к настоящему моменту.
  13. Благодарить по факту.Никаких манипуляций фразами, типа “заранее спасибо”. Не благодарить отдельным письмом сообщением типа: “спасибо”. (Все-таки тут вынуждена не согласиться, оскольку лично мне зачастую приходится прибегать к такому ответу)
  14. Не заканчивать переписку или деловой разговор с людьми, которые не входят в круг вашего общения вне рабочее время, сообщениями типа “хороших выходных”. Это нормально только в устной форме когда вы с работы уходите в пятницу вечером из офиса и желаете это коллегам.

Источник: https://letters.glvrd.ru/